Datenschutz Das müssen Vermögensverwalter über die DSGVO wissen
Zustimmungen managen
Die DSGVO geht über Handelsdaten hinaus – siehe Mifid-II-Konformität – und erlegt dem Finanzsektor neue Pflichten beim Schutz personenbezogener Daten auf. Folglich müssen Vermögensverwaltungsunternehmen die personenbezogenen Daten ermitteln, über die sie verfügen, und überlegen, ob sie in der Lage sind, diese zu speichern und zu verarbeiten. Dann muss entschieden werden, wie die Daten verarbeitet und verwendet werden können. Hier ist Zustimmungsmanagement – ein wichtiges Grundprinzip der DSGVO – von zentraler Bedeutung.
Ferner schreibt die DSGVO Vermögensverwaltungsunternehmen vor, für Kunden ein einfaches Verfahren zur Erteilung oder Verweigerung der Zustimmung zur Verwendung ihrer Daten zu ermöglichen. Dieses Verfahren muss klar und deutlich darlegen, wie Zustimmung erteilt wird und wie erhaltene Daten verwendet werden. Es können verschiedene Arten von Zustimmung nötig sein. Möglicherweise wurde eine allgemeine Zustimmung zur Verwendung einiger Kundendaten erteilt.
Wenn es jedoch um die spezifische Verwendung dieser Daten geht – wie etwa das Senden von Marketinginhalten an die E-Mail-Adresse eines Kunden –, verlangt die DSGVO eine ausdrückliche Zustimmung. Der Unterschied zwischen allgemeiner und ausdrücklicher Zustimmung muss von Datenschutzbeauftragten erkannt und berücksichtigt werden, die mit Vermögensverwaltungsunternehmen zusammenarbeiten, um Konformität mit der DSGVO zu gewährleisten.
Zentraler Operational Data Hub
Dies bringt komplexe Anforderungen an die Datenverarbeitung mit sich. Mit einem Operational Data Hub zum Erfassen, Organisieren und Indizieren von Systemen und personenbezogenen Daten können Vermögensverwaltungsunternehmen die Konformität gewährleisten. Dadurch können Risiken verringert werden, die mit unauffindbaren Daten oder dem nicht fristgemäßen Bearbeiten von speziellen Anfragen zusammenhängen. Alternativ können viele Schritte automatisiert werden, wodurch einiges an Zeit und Aufwand gespart wird.
Durch diese zentrale Referenz für personenbezogene Daten – gespeichert an zentraler Stelle mit einer einheitlichen Ansicht – wird nicht nur die Konformität mit der DSGVO gewährleistet. Vermögensverwalter erhalten außerdem wertvolle Einblicke zu individuellen Kontaktpunkten für jeden Einzelfall. Damit erhalten Teams für Kundendienst, Marketing und Vertrieb bei erteilter Zustimmung eine ganzheitliche Sicht auf (potenzielle) Kunden.
Somit entsteht ein wertvoller Datensatz mit allen Informationen über einen Kunden oder Mitarbeiter eines bestimmten Kunden. Hierdurch wird auch das Löschen von Kundendaten wesentlich vereinfacht, wenn ein Kunde von seinem Recht auf Vergessenwerden Gebrauch macht und keine Zustimmung für die Verwendung seiner Daten erteilt hat.
Gewinnbringende Anwendungen und Dienste
Unternehmen, welche die DSGVO lediglich als Konformitätsübung betrachten, laufen Gefahr, zu scheitern. Es ist unabdingbar, dass Vermögensverwaltungsunternehmen einen soliden Anwendungsrahmen implementieren, der nicht nur Konformität mit der DSGVO ermöglicht, sondern auch als einheitliche Plattform für das Berichtswesen fungiert, mit der das Unternehmen zukünftig rechtliche Anforderungen erfüllen kann – egal ob es um Mifid II, Änderungen am Dodd-Frank Act oder um neue bisher unbekannte Verordnungen geht.
Eine funktionsfähige Datenbank bietet genau diese Funktionen. Maßnahmen, die zur Senkung der mit der DSGVO verbundenen Risiken getroffen wurden, können sich somit für Ihr Unternehmen als Rezept für neue gewinnbringende Anwendungen und Dienstleistungen erweisen.
