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DruckenScannen statt abheften: Wie digital darf ein Maklerbüro sein?
Claudia Stöcker, Zacher & Partner
Leser fragen – Experten antworten: Müssen Versicherungsmakler sämtliche Verträge, Beratungsdokumentationen und Steuerdokumente im Original aufbewahren? Rechtsanwältin Claudia Stöcker klärt auf.
Leser-Frage: Beim Umzug meiner Agentur ist mir aufgefallen, wie viel Platz die Aktenordner brauchen, in denen wir Unterlagen abheften. Kann ich sämtliche Unterlagen scannen und die Originale vernichten?
Claudia Stöcker, Kanzlei Zacher Rechtsanwälte, ist Fachanwältin für Steuer-, Bank- und Kapitalmarktrecht, antwortet:
Die Frage, ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten durch digitalisierte Dokumente gewahrt werden, muss differenziert beantwortet werden. Papierdokumente können zwar grundsätzlich eingescannt und danach vernichtet werden. Gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, dann muss im Zweifel (auch) das körperliche Originaldokument aufgehoben werden. Dies wird allerdings deutlich dadurch entschärft, dass viele gesetzliche Regelungen, die Aufbewahrungspflichten festlegen, auch erlauben, das Original durch eine eingescannte Version zu ersetzen.
Der Steuerpflichtige etwa kann steuerrelevante Unterlagen, die er für sechs oder zehn Jahre aufbewahren muss, fast ausnahmslos einscannen, das Original vernichten und nur die digitalisierte Fassung auf Datenträgern aufbewahren. Die Voraussetzungen hierfür sind ebenso wie die Ausnahmen – Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz etwa müssen im Original verwahrt werden – im Gesetz geregelt (Paragraf 147 III Abgabenordnung).
Auch die handelsrechtlichen Vorschriften lassen weitestgehend eine Aufbewahrung in digitalisierter Form zu (Paragrafen 239 IV, 257 III Handelsgesetzbuch).Im Fall eines Rechtsstreits kommen sowohl die Originalurkunde als auch die eingescannte Version als Beweismittel in Betracht.
Aufgrund der gesetzlichen Regelung bestehen zwar Unterschiede in der Qualität des Beweismittels, diese sind in der Praxis aber eher selten „kriegsentscheidend“. Wichtige Dokumente wie Rechnungen oder der Maklervertrag mit dem Kunden sollten jedoch vorsorglich im Original aufbewahrt werden. Wenn Sie sich für die digitalisierte Aufbewahrung entscheiden, sollten Sie zudem zuvor mit Ihren Produktgebern klären, ob diese Einwände haben.
Übermittlung Ihrer Stimme...
Welches Maklerbüro hortet denn Rechnungen??
Es geht in einem Maklerbüro um Policen, Anträge, Courtagevereinbarungen, Schriftwechsel mit Kunden und Versicherern etc.
HIERAUF sollte Bezug genommen werden.
unter Bezugnahme auf Ihren Kommentar zu meinen Artikel "Scannen statt abheften..." darf ich auf diesem Wege kurz klarstellen, dass sich meine Ausführungen natürlich nicht nur auf Rechnungen etc. beziehen, sondern gerade auch auf Anträge, Policen, Schriftwechsel mit Kunden usw. Gerade bei Unterlagen wie Anträge und Policen empfiehlt es sich in der Praxis aber, die Aufbewahrungart (digitalisiert o. körperlich) mit dem Produktgeber/Versicherer abzustimmen.
Mit freundlichen Grüßen
Stöcker
Rechtsanwältin
Fachanwältin für Steuerrecht
Fachanwältin für Bank- und Kapitalmarktrecht
danke für die Antwort.
Der Hinweis, sich diesbezüglich mit dem Versicherer abzustimmen ist jedoch nicht hilfreich (zumal die meisten Versicherer "keine Ahnung" haben und sagen, "bitte im Original aufheben".
Es geht hierbei doch vielmehr darum, was rechtlich verlangt wird. Wenn ein Fall mal vor dem Gericht landen sollte, ist es dann ausreichend, wenn man bspw. die Beratungsdokumentation als PDF aufbewahrt hat oder den Antrag des Kunden ebenfalls?
Hierzu muss es doch eine eindeutige Rechtssprechung geben, ohne das übliche "es kommt darauf an" oder "im besten Falle sowohl in Papierform als auch digital".
Denn das bringt mich definitiv nicht weiter.
Grüße,
Alexander Keil
die Frage, welcher Beweiswert Originaldokument und gescannte Unterlage haben, ist in den allgemeinen Bestimmungen der Zivilprozessordnung über die Beweismittel geregelt.
Selbstverständlich gibt es Urteile, die sich aber allgemein mit Fragen der Beweiskraft, Beweiswürdigung etc. auseinandersetzen. Urteile, die sich mit der Beweiskraft gescannter Versicherungsanträge usw. auseinander setzen, mag es geben, sie sind – soweit ersichtlich – aber nicht veröffentlicht.
Da die Frage, ob sich der Unterschied in der Beweisqualität zwischen Papieroriginal und gescannten Dokument auf den Ausgang eines Prozesses auswirkt, tatsächlich von dem konkreten Prozess abhängt, kann ich Ihnen nachfolgend nur die Leitlinien der gesetzlichen Regelung aufzeigen.
Ausgangspunkt für die Frage der Beweiskraft von Papieroriginal und gescannten Dokument sind §§ 416, 371 und 286 ZPO.
Ein Papieroriginal kann im Gegensatz zum gescannten Dokument als Beweismittel nach den Regeln des Urkundsbeweises in eine gerichtliche Beweisaufnahme eingebracht werden. Das Papieroriginal begründet dann als Privaturkunde den vollen Beweis für die Abgabe der in ihm enthaltenen Erklärungen, wenn es von dem Erklärenden unterschrieben ist.
Der volle Beweis besteht nur in der vorgenannten formellen Hinsicht; bezüglich des materiellen Inhalts der Urkunde greift die freie Beweiswürdigung des Gerichts (Stichwort: schriftliche Lüge). Da ein elektronisches Dokument keine Urkunde ist, wird es als sog. Gegenstand des Augenscheins, § 371 ZPO, in den Prozess eingeführt. Als solcher begründet es gerade nicht den vollen Beweis in formeller Hinsicht. Vielmehr entscheidet das Gericht nach dem Grundsatz der freien Beweiswürdigung, § 286 ZPO, unter Berücksichtigung des gesamten Inhalts der Verhandlungen und des Ergebnisses der Beweisaufnahme nach freier Überzeugung sowohl über den formellen Aspekt (ist die Erklärung von Erklärenden abgegeben worden), als auch über den materiellen Inhalt.
Es reicht also auch für einen Prozess aus, ein Dokument gescannt zu verwahren, führt aber dazu, dass man ein „nicht ganz so gutes“ Beweismittel hat, wie bei einem Papieroriginal. Dieser Qualitätsunterschied kann in einem Prozess u.U. eine Rolle spielen (z.B. wenn der Kunde behauptet, ein Antrag, der seine Unterschrift trägt, sei nie von ihm unterschrieben worden), muss es aber nicht und tut es in den überwiegenden Fällen auch nicht.
Mit freundlichen Grüßen
Stöcker
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