Tipps für DKM und Co. Mehr Erfolg als Messegast

Vor der Messe:

Tipp 1: Ziele definieren

Es klingt banal, gerät aber gerade deshalb oft aus dem Blick: Jeder sollte sich fragen, warum er überhaupt eine Messe oder einen Kongress besucht. Weil alle hingehen und es schon immer so war? Das sind keine ausreichenden Gründe dafür, Zeit und Geld in die Teilnahme zu investieren. Wer sich vorab konkrete Ziele setzt, kann den Tag danach planen und später den Erfolg bewerten. Zum Beispiel: drei neue Anbieter treffen, drei Softwarelösungen anschauen, drei Kongressvorträge anhören.

Tipp 2: Termine machen

Wer als Besucher erfolgreich Geschäftskontakte knüpfen will, sollte sich vorab ankündigen und feste Termine am Stand vereinbaren. Dabei gilt: In den Randzeiten vor 11 und nach 17 Uhr ist die Wahrscheinlichkeit größer, mit Entscheidern ins Gespräch zu kommen. Zwischen den Terminen sollten Messebesucher Pausen einplanen: für Laufwege und zum Verschnaufen.

Während der Messe:

Tipp 3: Schultern entlasten

Apropos Verschnaufen: Ein Messetag ist in weitesten Teilen eine Lauf- und Stehveranstaltung. Deshalb nehmen Profis am Stand kein Papier mit, sondern lassen sich Unterlagen grundsätzlich schicken (ausreichend Visitenkarten einpacken!). Auch der schwere Laptop kann in der Regel zu Hause bleiben. Statt einer Tasche ist ein Rucksack praktischer. Der ist auf Messen ausnahmsweise auch zum Business-Outfit gestattet.

Tipp 4: Die Bühne nutzen

Begleitende Kongresse sind eine ideale Bühne, um sich selbst zu positionieren. Als aktiver Zuhörer, der kluge Fragen stellt, genauso wie als Teilnehmer, der sich mit einem eigenen Beitrag auf dem Podium präsentiert. Messen suchen häufig Referenten für das Begleitprogramm. Wer einen interessanten Vortragsinhalt hat, kann sich beim Veranstalter melden. Die Vorlaufzeit liegt in der Regel bei rund einem Jahr.

Tipp 5: Das Büro besetzen

Wer auf einer Messe ist, ist für Kunden nicht erreichbar – und sollte das auch gar nicht erst versuchen. Denn die Zeit ist knapp, der Handyempfang oft schlecht und die Umgebung zu laut für konzentrierte Telefonate. Umso wichtiger ist es, dass jemand in Abwesenheit das Büro besetzt, um eilige Fragen zu klären. Ist kein Mitarbeiter verfügbar, sollten alle Kunden und Geschäftspartner frühzeitig eine Ankündigung erhalten, dass an dem Tag ein Messebesuch geplant ist.

Nach der Messe:

Tipp 6: Kritisch bilanzieren

Um Kosten und Nutzen eines Messe- und Kongressbesuchs abzuwägen, ist es wichtig, im Nachgang zu überprüfen, ob man die vorab gesetzten Ziele auch erreicht hat. Welche neuen Kontakte, die auf der Messe entstanden sind, sind besonders wertvoll, welche waren verzichtbar? Wo haben sich konkrete neue Geschäftschancen ergeben? Wo ist neues Wissen entstanden, das sich künftig für Geschäfte nutzen lässt – und welche Veranstaltung war überflüssig? Ist die eigene Bekanntheit gestiegen, hat sich das eigene Image in der Szene verbessert? Wer anhand solcher Fragen kritisch Bilanz zieht, gewinnt auch Erkenntnisse für die Planung künftiger Messebesuche.

Tipp 7: Nachfassen

Die wichtigste Arbeit nach der Messe ist die Kontaktpflege. Jetzt gilt es, mit neu gewonnenen Ansprechpartnern im Gespräch zu bleiben und dort nachzufassen, wo sich möglicherweise künftige Geschäfte anbahnen. Damit das gelingen kann, ist es sinnvoll, sich schon vor der Messe systematisch eine Liste mit interessanten Kontakten anzulegen, dort dann möglichst noch während des Messebesuchs die wichtigsten Gesprächsergebnisse zu ergänzen und danach ganz ähnlich wie bei der Kundenpflege an den entscheidenden Stellen nachzuhaken. Das kann dann von einem einfachen Dankschreiben für das freundliche Gespräch bis zur Frage nach einem konkreten Folgetermin reichen.

Die wichtigsten Methoden zur Messenachbereitung:

Bestätigen
Geschäftspartner, Interessenten und auch Medienvertreter, die man auf der Messe getroffen hat, erhalten in jedem Fall ein Dankschreiben für die Zeit, die sie sich genommen haben. Das zeugt von Stil und ruft das Gespräch noch einmal in Erinnerung. Spätestens eine Woche nach Messeschluss sollten die E-Mails oder Briefe verschickt sein.

Zusenden
Ebenfalls innerhalb der ersten Woche nach der Messe gehen alle versprochenen Unterlagen in die Post.

Vermitteln
Es ist längst nicht überall selbstverständlich: Wer vereinbart, nach der Messe weitere Gespräche zu führen, sollte rasch einen konkreten Folgetermin vorschlagen.

Dranbleiben
Wenn Gespräche ohne verbindliche Absprachen enden, ist konsequentes Nachhaken angesagt. Mithilfe der Notizen aus der Datenbank geht man in den Wochen nach der Messe systematisch auf verschiedenen Kanälen erneut auf die Gesprächspartner zu.

Reagieren
Bei aller Arbeit am aktiven Follow-up sollte man jederzeit auch darauf vorbereitet sein, dass sich andere Messeteilnehmer von allein melden. Dann heißt es, vorbereitete Infos oder Angebote zur Hand zu haben und schnell zu reagieren.

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