§24 FinVermV-Prüfung: Bei Archivierung auf Datumsklarheit achten

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Die Dokumentationspflichten in der Beratung werden immer mehr ausgeweitet. Berater sollten daher unbedingt den zum Zeitpunkt der Beratung gültigen Stand aller Unterlagen und Dokumente archivieren.

„Gerade bei der Beratung zu Investments ist es entscheidend, dass jeder Berater die jeweils zum Zeitpunkt der Kundengespräche gültigen Unterlagen von KID über Prospekte bis zu den Berichten archiviert“, sagt Hans Schex, Geschäftsführer der Monad Deutsche Gesellschaft für Ruhestandsplanung. Oft werde sich auf die von den Produktanbietern zur Verfügung gestellten Download-Bereiche verlassen. „Wenn dann aber für den Wirtschaftsprüfer am Jahresende alle Unterlagen zusammengestellt werden müssen, sind dort oft nur die jeweils aktuellen Versionen zu finden“, so Schex.

Damit könne dann nicht nachgewiesen werden, wie der Kunde im Laufe des Jahres beraten worden sei, was im Streitfall für den Berater ein großer Nachteil sei. Noch sei das Jahr 2013 jung genug, um vor dem Quartalswechsel der Unterlagen die Dokumente zu sichern.

Bei mehr als 10.000 Investmentfonds und zusätzlich vielen tausenden weiteren Investmentprodukten sei es unabdingbar, rechtzeitig alle Unterlagen mit nachweisbarer, rechtssicherer Datumsklarheit zu archivieren. „Wer hier nicht aufpasst oder sich auf späteres Nachreichen verlässt, kann in Streitfällen schnell in die Defensive geraten“, sagt Schex.

Zudem biete noch lange nicht jede Beratungssoftware die Möglichkeit, die wichtigen Dokumente mit dem korrekten Datumsstempel zu archivieren. „Optimal ist es, wenn die Beratung sowohl für Versicherungsprodukte wie für Investments in einer Software erfolgt, kundenfreundlich und schnell protokolliert und mit den notwendigen Unterlagen dem Kunden zur Verfügung gestellt werden kann“, so Schex. „Damit werden Aufwand und Risiken durch die neuen gesetzlichen Regelungen minimiert.“

Die „Ruhestandsplaner-Software (mFiN)“ erfüllt dabei nicht nur alle Anforderungen des Gesetzgebers an Dokumentationspflichten sondern auch die hohen Standards, die der Bundesverband Der Ruhestandsplaner Deutschland e.V. an Beratung anlegt.

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