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Wenn die Aufgaben drohen, über den Kopf zu wachsen, ist es Zeit innezuhalten und über Zeitplanung nachzudenken. | © Pixabay

Beruflicher Stress

Was Überlastung im Arbeitsalltag vorbeugt

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Ein Burnout schlägt nicht von einem auf den nächsten Moment zu. Es ist ein schleichender Prozess, der mit vielen Alarmzeichen einhergeht. Hauptursachen für Burnouts sind Stress, kontinuierliche Belastung, keine Pausen. Körper und Geist stehen vor einer ungemeinen Herausforderung und rüsten sich dafür: Ein Ausnahmezustand entsteht. Die Alarmsignale sind eigentlich einfach zu erkennen. Viele Menschen haben das Gefühl, sie funktionieren nur noch. Sie sind gereizt, grübeln, haben keinen Antrieb und können nicht mehr abschalten. Sie vernachlässigen Familie und Freunde. Diese ersten Anzeichen sollte jeder ernst nehmen und dringend etwas dagegen tun. Es wäre blauäugig, diese Anzeichen zu verdrängen oder zu verharmlosen. Jetzt ist Zeit für Gegenmaßnahmen, nicht in ein paar Tagen oder ein paar Wochen, wenn dieser oder jener Job erledigt ist, sondern jetzt sofort.

Die Zeit im Griff – das beugt Überlastung vor

Die Zeit im Griff zu haben, ist gar nicht so schwer.
Foto: Pixabay GmbH

Gutes und vor allem richtiges Zeitmanagement ist das beste Mittel gegen Stress und ein beginnendes Burnout. Zeitmanagement bedeutet vorauszuplanen, das bedeutet, noch bevor die Arbeit an der neuen Aufgabe beginnt, sind Wichtigkeit, Dringlichkeit und Zeitaufwand realistisch einzuschätzen. Zeitmangel durch falsch eingeschätzten Zeitaufwand ist ein bedeutender Stressfaktor. Hier richtig zu agieren, beugt Burnout vor. Vermeidbarer Stress hängt meistens direkt mit dem Faktor Zeit zusammen. Niemand kann die Zeit beeinflussen, aber sehr wohl, was er mit der Zeit anfängt. Eines ist in diesem Zusammenhang sehr wichtig: Es braucht Zeit, die Zeit in den Griff zu bekommen. Das klingt jetzt vielleicht paradox, denn Ziel ist es, Zeit zu sparen und nicht Zeit zu investieren. Deshalb denken auch viele, dass sie keine Zeit für Zeitmanagement haben. Aber die Investition zahlt sich am Ende aus. Damit lässt sich der Stress entscheidend reduzieren und es entsteht Freiraum für mehr Kreativität.

Überblick verschaffen über die Aufgaben

Das Zeitmanagement verschafft mit der Zeit einen viel besseren Überblick über die Aufgaben, die anstehen und über die Aktivitäten der Woche oder des Monats. Damit lässt sich der Stress entscheidend reduzieren und es entsteht Freiraum für mehr Kreativität. Die Konzentration auf das Wesentliche kann so wieder ansteigen. Es bleibt am Ende auch wieder Zeit für Freunde, Familie und Freizeitspaß. Ziele zu erreichen, wird einfacher und schneller, weil es systematischer abläuft.

Die ALPEN-Methode nach Lothar Seiwert

Lothar Seiwert hat eine Methode entwickelt, die dabei hilft, das Zeitmanagement endlich in den Griff zu bekommen.

  • Aufgaben zusammenstellen – mit einer einfachen To-Do-Liste lassen sich die Aufgaben für den kommenden Tag sammeln und notieren. Im nächsten Schritt gilt es die
  • Länge der einzelnen Aktivitäten abzuschätzen – wichtig ist dabei eine möglichst realistische Einschätzung. Für die einzelnen Aktivitäten lieber etwas großzügiger die Zeit bemessen als zu knapp.
  • Pufferzeiten einbauen – mithilfe von Pufferzeiten lassen sich auch unvorhergesehene Aufgaben noch schnell und ohne großen Stress einbauen.
  • Entscheidungen – die Aufgaben sind so über den Tag zu verteilen, dass die wichtigsten und eiligsten zuerst zu erledigen sind. Das sind die Aufgaben mit Priorität A. Priorität B haben alle Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht eilig sind. Unter Priorität C rangieren alle Aufgaben, die weder wichtig noch eilig sind. Letztere gehören zu den Aufgaben, die sich leicht delegieren lassen.
  • Nachkontrolle – am Ende die Planung nochmals überprüfen. Sind die Einschätzungen wirklich realistisch?

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