Compliance-Expertin rät Mifid II – diese Herausforderungen und Chancen birgt der Regelkatalog für Berater
2. Content
Artikel 13 und 24 erfordern, dass digitale Marketinginhalte eines Unternehmens fair, eindeutig und nicht irreführend sind. Damit Unternehmen durch ihre Mitarbeiter ausschließlich überprüfte und genehmigte Inhalte verbreiten, ist eine entsprechende Kommunikationsplattform empfehlenswert. In diese könnten Inhalte zentral und von allen wichtigen Stellen freigegeben eingespeist werden. Artikel 25 sieht außerdem wie oben erwähnt vor, dass Unternehmen die Bedürfnisse ihrer Kunden genau kennen sollten, um angemessene Produkt- oder Dienstleistungsempfehlungen geben zu können. Dieses Bemühen könnte mit Hilfe eben jener Compliance-Technologie bewältigt werden.
Im Idealfall bauen sich Finanzunternehmen bereits im Vorfeld in enger Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing und der Rechtsabteilung eine Content-Bibliothek auf. Aus dieser können Berater dann sicher und effektiv ihre Inhalte schöpfen. Auch hierfür gibt es bereits Lösungen, die alle gängigen elektronischen Kommunikationswege – von E-Mail über SMS bis hin zu Social-Media-Kanälen – abdecken.
3. Überwachung
Artikel 16 fordert ein solides Überwachungssystem. Es sollte sicherstellen, dass die digitale Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden stets angemessen und im besten Interesse des Kunden ist. Zuerst sollten Unternehmen ihre Datenerfassung bewerten, um jeden Vorgang und jede technologische Lücke zu identifizieren.
Unternehmen sollten zudem Lösungen heranziehen, die verschiedene Arten der Überwachung zulassen - abhängig von der Art des Inhalts und des digitalen Kanals. Moderne Lösungen geben beispielsweise automatisch Hinweise, wenn Berater bestimmte Begriffe wie etwa „Garantie“ oder „Gewinn“ verwenden. Entsprechende E-Mails oder Social-Posts können so noch einmal gegengelesen und gegebenenfalls geändert werden. Sie helfen auch unangebrachte Begrifflichkeiten zu vermeiden, die dem Unternehmen in der Öffentlichkeit schaden könnten.
4. Buchführung & Archivierung
Schließlich sind Unternehmen nach Artikel 16 und 69 verpflichtet, jegliche elektronische Kommunikation zu dokumentieren. Das betrifft auch persönliche Nachrichten, E-Mails und SMS. Auf diese Weise sollen mögliche Interessenkonflikte erfasst werden. Die Protokolle sollten leicht zugänglich sein und dem Kunden für einen Zeitraum von bis zu fünf Jahren, den Aufsichtsbehörden sogar für einen Zeitraum von bis zu sieben Jahren zur Verfügung stehen.
Es ist ratsam, Kommunikation einheitlich zu erfassen. So müssen bei einer Überprüfung nicht die Daten verschiedener Endgeräten zusammengefügt werden. Auch hier sind entsprechende Software- und Hardware-Lösungen das Mittel der Wahl: Sie stellen einerseits ein System bereit, das diese Vorgaben erfüllt. Zum anderen schaffen sie eine Hardware-Grundlage, auf der die Daten sicher und langfristig gespeichert werden können.
Fazit
Durch die Umstellung auf Mifid II und die damit einhergehende Implementierung einer technologischen Lösung eröffnen sich auch zahlreiche Vorteile: Vereinheitlichte EU-Regelungen eröffnen völlig neue Wege beim grenzüberschreitenden Handel und bei multinationalen Partnerschaften. Gerade grenzüberschreitend wird die Kommunikation via E-Mail, soziale Netzwerken und Messaging-Dienste immer mehr an Bedeutung gewinnen - sowohl zu Marketingzwecken, zur Akquise neuer Kunden und Partner als auch für kontinuierlichen Support und um neue Investment-Möglichkeiten anzubieten.
Alle Ressourcen sollten zentral zur Verfügung gestellt werden. Sie sollten auch mit internationalen Teams abgestimmt und sprachlich eindeutig sein: Kein Berater kann es sich erlauben, durch sprachliche Missverständnisse rechtliche Probleme zu bekommen. Hier bieten sich vorgefertigte und nur minimal individualisierbare Textbausteine für E-Mail, SMS und soziale Netzwerke an – aus stilistischer und praktikabler Sicht ebenso wie zu Compliance-Zwecken und der Rechtssicherheit im Rahmen von Mifid II.
Die Autorin
Yasmin Zarabi ist Vizepräsidentin für Recht und Compliance bei Hearsay Systems. Sie bringt über 17 Jahre Erfahrung im Bereich Unternehmensrecht mit und hat einen J.D. der Golden Gate Univerisity und einen BA der University of California.
