Haftungsfälle vermeiden So stellen Makler ihr Büro datenschutzrechtlich sauber auf

„Für den Makler ist aus meiner Sicht der Reputationsschaden oder der drohende Verlust der Berufszulassung schwerwiegender. Zudem ist der Datenschutz auch als Sorgfaltspflicht des ordentlichen Kaufmanns mit allen Konsequenzen anzusehen, hier droht in schwerwiegenden Fällen der Einsatz des Strafgesetzes oder die Haftung mit dem persönlichen Vermögen“, sagt Müller-Delius.

Ab Mai 2018 müssten Makler verstärkt mit Kontrollen der Landesdatenschutzämter (LDA) rechnen, „auch weil unliebsame Kunden oder Mitbewerber zu Beginn gerne anonyme Anzeigen bei den LDA platzieren könnten“. Heißt also: Besser gar nicht erst so weit kommen lassen und das eigene Maklerbüro sauber aufstellen.

Grundlage der neuen DSGVO ist Artikel 5. Hier hat der Gesetzgeber die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten aufgeschrieben.

Danach müssen sie ...

• ... auf rechtmäßige und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden (Grundsatz der Rechtmäßigkeit und Transparenz),
• ... für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden (Zweckbindung),
• ... auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein (Datenminimierung),
• ... sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sein, sonst müssen sie sofort gelöscht oder berichtigt werden (Richtigkeit),
• ... in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für den zuvor festgelegten Zweck erforderlich ist (Speicherbegrenzung),
• ... in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung (Integrität und Vertraulichkeit).

Was müssen Makler nun also umsetzen?

Das ist allgemeingültig schwierig zu sagen, da es vom jeweils vorliegenden Datenschutzniveau der Makler abhängt. Harald Müller-Delius rät daher dazu, erst mal eine Bestandsaufnahme zu machen. „Alle Verträge müssen auf DSGVO-Konformität geprüft werden“, sagt er. Das beginnt beim Maklervertrag, geht über die Datenschutzerklärung für den Kunden bis hin zu den Datenschutzhinweisen auf der eigenen Website.

„Zudem sollten Courtagevereinbarungen, bestehende Auftragsdatenverarbeitungen und alle weiteren relevanten Verträge auf DSGVO-Konformität geprüft und – der idealerweise vorhandene – Datenschutzordner aktualisiert werden“, sagt Müller-Delius. Dabei die Mitarbeiterverträge nicht vergessen. Auch sie müssen gegebenenfalls überarbeitet oder durch Zusatzvereinbarungen ergänzt werden.