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Immobilienfonds Ein Plädoyer für virtuelle Datenräume

Malte Priester, Geschäftsführer von Intreal Solutions, ist überzeugt, dass virtuelle Datenräume an Bedeutung gewinnen werden.
Malte Priester, Geschäftsführer von Intreal Solutions, ist überzeugt, dass virtuelle Datenräume an Bedeutung gewinnen werden.
Die Taktzahl am Markt für Immobilieninvestments ist gestiegen. Transaktionen werden heute deutlich schneller und in kürzeren Abständen abgewickelt als noch vor einigen Jahren. Die historisch niedrigen Zinsen und die hohe Nachfrage nach Immobilieninvestments sind wesentliche Treiber dieser Entwicklung. Auch sehen Investoren sich nicht mehr nur im heimischen Markt, sondern in den Immobilienmärkten weltweit nach interessanten Investments um. Darüber hinaus sind die regulatorischen Anforderungen und die Ansprüche der Investoren an das Reporting und das Risikomanagement deutlich gestiegen – hier sind inzwischen mehr Detailtiefe, umfangreichere Darstellungen und eine schnellere Lieferung gefordert.

Um unter diesen Bedingungen erfolgreich am Markt zu agieren und die Anforderungen der Investoren erfüllen zu können, sind aufseiten der Fonds- sowie Asset Manager neben unerlässlichem Fachwissen effiziente Prozesse bei der Abwicklung von Transaktionen und der Administration von Immobilienanlagen erforderlich. Das wiederum erfordert eine moderne und leistungsstarke IT-Infrastruktur, die kontinuierlich an die sich ändernden und wachsenden Anforderungen anzupassen ist. Denn auch in der Immobilienbranche erfolgen die einzelnen Prozessschritte inzwischen mehrheitlich über digitale Kanäle.

Auslagerung an spezialisierte Dienstleister

Die Anforderungen an die IT sind hoch: Zum einen steigt das Datenvolumen, das zwischen den einzelnen Akteuren ausgetauscht wird, stetig an. Zum anderen sind immer mehr Parteien bei einem Immobilien-Investment involviert, wodurch die Zahl der Schnittstellen steigt. Auch müssen die Daten schneller verfügbar sein. Das bedeutet gleichermaßen zusätzlichen Aufwand, um Systeme und Datenbestände miteinander kompatibel zu machen. Das Thema Datensicherheit hat stark an Bedeutung gewonnen und ist für die einzelnen Beteiligten von besonderem Interesse. Dazu gehört auch der Lagerort der Daten, im besten Fall ein Server in Deutschland.

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Die notwendigen Investitionen in Technik und Personal, die erforderlich sind, um die beschriebenen Anforderungen zu erfüllen, sind sowohl für kleinere als auch größere Kapitalverwaltungsgesellschaften (KVGen) nur mit hohem Aufwand darzustellen. Für Investoren, die beispielsweise als Dachfondsmanager aktiv sind, ist es häufig weniger sinnvoll, das erforderliche Fachwissen und die entsprechende Infrastruktur intern aufzubauen und stetig auf dem neuesten Stand zu halten.

Deshalb setzt sich das Modell der Auslagerung von Administration und Risikomanagement an spezialisierte Dienstleister auch im Immobilienbereich zunehmend durch. Vor allem kleineren und mittelgroßen Asset Managern, Investoren oder auch anderen Kapitalverwaltungsgesellschaften bietet dieser Ansatz Vorteile. Denn Service-KVGen, die sich auf Administration, Risikomanagement und Reporting von Immobilieninvestments spezialisiert haben, übernehmen nicht nur die Aufgabe, die sensiblen Daten zusammenzuführen und in einem aufsichtsrechtlichen beziehungsweise regulatorischen Reporting zu bündeln. Sie sind auch für die Datensicherheit sowie die Kompatibilität zwischen der Daten der einzelnen Parteien verantwortlich.

Einheitliche Datenstandards als Erfolgsfaktor für mehr Effizienz

Vor allem die vielfach in der Branche noch sehr unterschiedliche Aufbereitung und Zurverfügungstellung der Daten führt zu einem enormen Aufwand. Prozesse vor und nach Immobilientransaktionen sowie bei der Übernahme von Objekten werden dadurch aufwendiger und verzögern sich gegebenenfalls auch zeitlich. Digitale Schnittstellen zum Austausch von Daten anstelle von Daten-CDs sowie einheitliche Datenstandards würden in der Branche die Zusammenarbeit deutlich erleichtern und somit auch Prozesse verkürzen. Doch auch wenn es bereits erste Erfolge auf dem Weg zu allgemein anerkannten Datenstandards gibt, ist der Weg zum Ziel noch weit. Diese Standards sektoren-, größen- und eventuell sogar länderunabhängig zu definieren, wird eine große Herausforderung für die kommenden Jahre sein.

Ein weiterer Aspekt, der in Zukunft zunehmend an Bedeutung gewinnen wird, sind virtuelle Datenräume, in denen alle zu einem Objekt relevanten Daten bereitgestellt und laufend aktualisiert werden, und auf die alle berechtigten Parteien (temporär) Zugriff erhalten. Der Vorteil liegt zum einen darin, dass die Daten nur noch einmal erstellt werden müssen und dadurch sowohl Kosten gespart als auch in erheblichem Maße Fehler vermieden werden können. Zum anderen haben die Beteiligten jederzeit Zugriff auf alle Informationen. Nicht zuletzt liegen bei kurzfristigen Opportunitäten sowohl die inhaltlichen als auch die technischen und organisatorischen Voraussetzungen vor, um die Transaktion innerhalb kürzester Zeit abzuschließen. Auch wenn einige Asset- und Investmentmanager bereits Datenräume nutzen, ist davon auszugehen, dass diese sich in den kommenden Jahren als wesentlicher und standardisierter Bestandteil der Prozesslandschaft in der Immobilienbranche flächendeckend durchsetzen werden.

Intreal Solutions wurde 2014 aufgrund der starken Nachfrage nach IT-Lösungen für die Immobilienfonds-Administration gegründet. Das Unternehmen ist eine Tochter der Service-KVG Intreal.
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