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Leitfaden: Wie Sie Ihr Lebenswerk richtig vorbereiten
Organisation
Der erste Schritt: Organisation. Stellen Sie sicher, dass alle Daten, Dokumente, Verträge, Vereinbarungen und alles, was sonst mit Ihrem Unternehmen in Verbindung steht, leicht zugänglich und geordnet ist, damit es problemlos übergeben werden kann. Nehmen Sie sich die Zeit, eine Übersicht zu erstellen. Sobald diese erstellt ist, ordnen Sie die Unterlagen in logische Kategorien ein, damit sie für den neuen Eigentümer leicht auffindbar sind. Dies kann in einer digitalen Ordnerstruktur oder auch in einem physischen Ordner erfolgen.
Handlungsanweisungen
Der zweite Schritt besteht darin, Handlungsanweisungen schriftlich festzuhalten. Je detaillierter, umso leichter für den Nachfolger – und dementsprechend auch, umso besser für den Kaufpreis. Die große Herausforderung bei der Nachfolge eines Maklerunternehmens ist es in der Regel, die Kunden- und Vertragsdaten in guter Qualität geliefert zu bekommen. Um eine Firma professionell übernehmen und prozessorientiert agieren zu können, ist es das Ziel eines Nachfolgers, das vorhandene System schnellstmöglich in das eigene zu integrieren. Dazu benötigt er die aktuellen Kontaktdaten der Kunden, aber auch alle aktuellen Vertragsdaten. Diese bekommt man über die sogenannten GDV-Dateien geliefert. Um auf diese Dateien zugreifen zu können, benötigt man wiederum einen Zugang zu dem Intranet der Versicherer und die Aktivierung der GDV-Dateien. Oft ist beides nicht vorhanden und erschwert die Übernahme der Daten.
Vorbereitung eines Notfallplans
Drittens sollten Sie einen Notfallplan vorbereitet haben. Dieser sollte klare Anweisungen an im Vorfeld benannte Personen beinhalten. Unterscheiden Sie hier in rechtliche und praktische Bereiche. Unterteilen Sie danach, wer die Erlaubnis hat, Sie zu vertreten und wer die Vertretung, sei es in fachlicher oder zeitlicher Hinsicht, übernehmen kann. Diese Personen benötigen Zugriff auf sämtliche Systeme, die üblicherweise mit Passwörtern versehen sind. Idealerweise werden diese über einen Passwortmanager verwaltet, wodurch Ihrer Vertretung nur ein Masterpasswort zugänglich gemacht werden muss. Sprechen Sie diesen Plan einmal im Jahr mit den betreffenden Personen durch und prüfen Sie dann auch gleich, ob alle Pläne und Informationen noch aktuell sind und die Personen noch die richtigen Ansprechpartner sind. Daraus ergibt sich, dass Sie jedes Jahr eine kleine Unternehmensberatung mit sich selbst durchführen.
Die wichtigen Ansprechpartner
Viertens: Erstellen Sie eine Kontaktübersicht über alle wichtigen Ansprechpartner und weiteren wichtigen Personen in ihrem Netzwerk. Das können Maklerbetreuer, Ansprechpartner bei Pools, Dienstleister sowie alle Experten für das Thema Hard- und Software sein. Bei einem Firmenkauf, einem sogenannten Share-Deal, sind auch die Kontakte zu Ihrer Bank und dem Steuerberater sehr wichtig. Nutzen Sie ein System, in dem diese Daten immer aktuell und leicht auffindbar hinterlegt sind. Microsoft 365 oder Google Workspace liefern für viele der hier genannten Themen Lösungen.
Hinzuziehen eines Steuerberaters
Bei einem Firmenkauf sollten Sie auf jeden Fall so früh wie möglich einen Steuerberater mit ins Boot nehmen. Ob Ihr jetziger Steuerberater der Richtige dafür ist, hängt davon ab, ob er sich mit Verkäufen von Firmen auskennt. Denn: Läuft es schief, tragen Sie das Risiko. Das gleiche gilt auch für einen Anwalt. Auch diesen sollten Sie rechtzeitig mit einbinden. Das vereinfacht den Prozess für beide Seiten wesentlich.
Je mehr Zeit und Qualität Sie also in die Vorbereitung der Nachfolge investieren, umso besser und entspannter für Sie, Ihren Nachfolger und auch für die Kunden. Eine optimale Vorbereitung, wie hier skizziert, kann sich stark auf den Wert Ihres Unternehmens auswirken und somit den Preis für Ihr Lebenswerk deutlich steigern.
Bereiten Sie Ihr Lebenswerk richtig vor!
