Warum Geschwindigkeit bei der Personalsuche immer wichtiger wird

Nichts ist so stetig wie der Wandel. Davon kann die Investmentbranche ein Lied singen. Nachhaltige Entwicklungen und kurzfristige Verwerfungen setzen den Marktteilnehmern der Fondsindustrie zu, verändern sie deutlich und erfordern in einer nicht geahnten Geschwindigkeit neue Jobprofile und neue Kompetenzen.

Dies hat logischerweise direkte Auswirkungen auf die Personal- und Kapazitätsplanung der Unternehmen, auf die Auswahl möglicher Kandidatinnen und Kandidaten und damit auf den Recruiting-Markt für Fach- und Führungskräfte insgesamt.

Die Wechselbereitschaft von Bewerbern und Bewerberinnen ist in volatileren Zeiten, wie wir sie aktuell erleben, meist eher geringer. Dennoch schätzen viele ihren Marktwert derzeit als sehr gut ein, und gerade die Top-Talente und Experten sehen selbstbewusst in ihre berufliche Zukunft. Sie waren und sind weiterhin heiß begehrt und werden intensiv umworben.

Aus Unternehmenssicht stellt sich die Situation wie folgt dar: Die schwierigere Marktlage und der Performancedruck ermöglichen es einerseits, sich von Low-Performern aus Kostengründen leichter zu trennen.

Gleichzeitig wollen die Investmentgesellschaften und Investoren die Highflyer aber holen und halten und für diese interessante Gehalts- und Incentive-Pakete schnüren. Das ist für Unternehmensführung und Personalwesen oft nicht so ganz einfach unter einen Hut zu bringen. Trotz strenger Kostendisziplin möchte natürlich kein Unternehmen sich eine wechselwillige Top-Kraft, die auf dem Markt verfügbar ist, entgehen lassen.

Die Konkurrenz wächst stetig, da inzwischen auch immer mehr institutionelle Investoren ihre eigenen Teams mit hochprofessionellen Personen besetzen und sich so zunehmend unabhängig von der Beratung der Vermögensverwalter machen.

„War for Talents“ tobt trotz Marktturbulenzen

Eine strategische Personalplanung ist also aus vielerlei Gründen ziemlich schwierig. Wie viele Personen benötige ich im Vertrieb, wer kümmert sich um den Einsatz von KI in Beratung und Produktentwicklung, welche Kompetenzen sind für Middle- und Back Office-Funktionen notwendig? Sollte ich mehr outsourcen oder mir die nötigen Fähigkeiten in den eigenen Reihen aufbauen und sichern?

Dabei muss man im Blick behalten, dass die High-Performer eventuell bald in den Ruhestand gehen und die junge Generation ganz andere Ansprüche an die Ausgestaltung ihres Arbeitsumfelds und der Konditionen hat. Und nicht zuletzt, sondern eigentlich zuerst: Ich muss die Konkurrenz übertreffen, um die besten Köpfe für mich zu gewinnen und an das Unternehmen zu binden, solange es geht.

Das ist der wichtigste Punkt. Trotz aller aktuellen Unwägbarkeiten, die Langfristplanungen erschweren: Im Investmentmarkt tobt weiterhin der „War for Talents“.

Dabei zählt jede Woche – manchmal sogar jeder Tag. Geschwindigkeit im Auswahlprozess, bei der internen Entscheidungsfindung, in den Vertragsverhandlungen und im Vertragsabschluss ist kein Nice-to-have mehr. Sie ist der entscheidende Erfolgsfaktor im Recruiting geworden.

Wer auf Unternehmensseite zu lange zögert, verliert. Die besten Kandidatinnen und Kandidaten müssen meist nicht auf eine Entscheidung lange warten. Sie sind schnell weg und in Richtung Konkurrenz unterwegs. Denn ehrlicherweise sind die Unterschiede bezüglich Gehaltsbestandteilen, weiteren Incentives oder der Unternehmenskultur oft nicht so gravierend, wie viele denken.

Dazu kommt der leider nicht ganz angenehme Trend für Unternehmen, dass selbst mit Vertragsunterzeichnung der wirkliche Eintritt noch nicht gesichert ist. Und hier helfen Anwälte oder Drohungen nur selten und würden den Start sowieso eher vergiften.

Recruitingprozesse dürfen sich nicht wie Kaugummi ziehen

Die Rechnung scheint also ganz einfach:

Ein klarer, effizienter Auswahlprozess + schnelle Entscheidung = Wettbewerbsvorteil.

Aber in der Realität zieht sich das Recruiting oft wie Kaugummi, was für alle Beteiligten zu Frustration führen kann.

Was sind die Gründe dafür? Zunächst einmal gibt es oft unternehmensintern Unklarheiten, wer für den Gesamtprozess zuständig und wer die sozusagen letzte Instanz ist. Dies wird nicht einfacher, je komplexer Konzernstrukturen und je internationaler Firmen aufgestellt sind. Verantwortlichkeiten sind nicht geklärt oder es mangelt am Entscheidungswillen, sodass Abstimmungen hinausgezögert werden.

Die fehlende Verantwortung für eine getroffene Entscheidung für Kandidatin A gegen Kandidatin B ist ein weiterer Aspekt, warum es oft so lange dauert. So gehen im Recruiting-Prozess oft viele Monate ins Land. Für Bewerberinnen und Bewerber, die immer mehr Gespräche pro Unternehmen – inzwischen bis zu zwölf – führen und sich den nationalen und internationalen Entscheidungsträgern vorstellen müssen, wirkt das nicht nur unprofessionell. Es sendet auch ein klares Signal aus: mangelnde Entschlossenheit.

Eine Richtlinie aus meiner Erfahrung als Headhunterin: Drei Monate sollten das absolute Maximum sein. Aber selbst dieser scheinbar üppige Zeitraum wird in über 50 Prozent der Fälle überschritten.

Generell verfügen viele Investmentgesellschaften über professionelle, schriftlich fixierte und stringente Prozessvorgaben bei Einstellungen. Aber nicht selten kommt es vor, dass diese aus vielerlei Gründen, wie Machtansprüchen oder Unwissenheit, internem Konkurrenzdenken oder Führungsschwäche quasi über Bord geworfen werden. Und dann ist die Verwirrung groß. Wer hat was wie entschieden, geändert, nicht beachtet und warum?

Effiziente Prozesse sind ein Muss

Effizienz und Schnelligkeit sollten HR-Prozesse generell prägen. Aber das Ego einzelner Entscheider spielt teils eine große Rolle, die dem gegenübersteht und die Entscheidungen so lange verzögert, bis der Kandidat frustriert abgesprungen ist und bei der Konkurrenz sein Glück versucht.

Deshalb gilt: Einstellungsprozesse sollten sauber definiert und im relevanten Kreis kommuniziert werden. Dazu gehört, die Verantwortung für den Prozess klar zu vergeben. Nur so können Marktteilnehmer ihre Personalentscheidungen schnell treffen und nach innen absichern.

Mein Fazit ist also: Gerade in diesen Zeiten, in denen der Wettbewerb um die besten Köpfe so erbittert geführt wird, sollten sich Unternehmen nicht durch mangelnde Professionalität im Auswahlprozess aus dem Rennen kicken. Recruiting braucht Klarheit, Ownership – und vor allem Tempo.