Die Immobilienverwaltung für private Eigentümer befindet sich in einem Dilemma. Einerseits steigen die Anforderungen: Gesetze werden komplexer, Eigentümer haben immer höhere Erwartungen und energetische Sanierungen sind unumgänglich. Andererseits entwickeln sich die Vergütungssätze nur langsam weiter.
2024 sind die Preise für neu abgeschlossene Verträge über die Verwaltung von Immobilien um durchschnittlich 11,59 Prozent gestiegen. Das bedeutet: Je nach Objektgröße und Lage werden Honorarsätze zwischen 27,37 und 41,65 Euro brutto pro Einheit und Monat fällig. Parallel dazu steigt auch der Verwaltungsaufwand – und zwar noch deutlich schneller. Was die Frage aufwirft, was eine Hausverwaltung kosten darf beziehungsweise kosten muss.
Immobilienverwaltung: Diese Faktoren bestimmen den Preis
Gleich vorab: Eine pauschale Antwort gibt es nicht. In Deutschland sind mehr als 13.000 Immobilienverwalter tätig. Ihre Preisgestaltung variiert teils erheblich. Grund dafür ist die Summe der Kalkulationsfaktoren. Zunächst ist zwischen der Art der Verwaltung – also Gemeinschafts- (WEG) und Sondereigentum (SEV) – zu unterscheiden. Erstere kümmert sich um die Instandhaltung von zum Beispiel Tiefgarage, Dach oder Treppenhaus sowie die gemeinschaftlichen Finanzen, Versicherungen und die Durchführung von Eigentümerversammlungen. Letztere befasst sich mit individuellen Mieteranliegen wie Reparaturen oder Modernisierungen.
Beide Verwaltungstypen werden in der Regel aus einer Hand angeboten. Weitere Aspekte wie die Lage der Immobilie, die Anzahl der Wohneinheiten, der Zustand des Gebäudes und der Umfang der zu erbringenden Leistungen fließen ebenfalls in die Preisgestaltung ein und entscheiden darüber, ob eine Verwaltung fair kalkuliert ist und wirtschaftlich tragfähig bleibt.
Verwalterbranche konsolidiert sich derzeit
Die Kosten für WEGs sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Wer weniger als zehn Einheiten verwalten lässt, wird laut Experten in naher Zukunft mit bis zu 48 Euro pro Monat und Einheit rechnen müssen. Große Wohnanlagen profitieren dagegen von Skaleneffekten, hier sind derzeit im Schnitt zwischen 27 und 32 Euro pro Einheit zu zahlen. Eine Mindestpauschale von 480 Euro für das Gesamtobjekt ist mittlerweile gesetzt. Wenn man wiederum bedenkt, dass eine Handwerkerstunde zwischen 40 und 80 Euro kostet, ist das vergleichsweise kleines Geld – was den Margendruck in der Branche unterstreicht.
Dass immer mehr kleine Verwaltungen aufgeben oder sich größeren Unternehmen anschließen, hat jedoch weitere Gründe – allen voran den Fachkräftemangel, gefolgt von der zunehmenden Regulierung und den verschärften Vorschriften in Sachen Energieeffizienz. Der Anteil der Unternehmen, die mehr als 500 Wohneinheiten verwalten, ist in den letzten Jahren um fast zehn Prozent gestiegen. Inzwischen betreuen 27 Prozent der Unternehmen zwischen 500 und 3.000 Einheiten, vier Prozent sogar noch mehr.
Kostenfaktor Einheiten: Preisunterschiede bei der WEG-Verwaltung
Neben der Größe der WEG ist auch die Anzahl der verwalteten Einheiten innerhalb einer Wohnanlage preisrelevant. Je mehr Einheiten ein Objekt umfasst, desto günstiger wird die Verwaltung pro Einheit. Die Kosten für Neuabschlüsse liegen allgemein zwischen 27,37 Euro und 41,65 Euro brutto pro Einheit und Monat – ein Anstieg von etwa vier Euro im Vergleich zu 2023. In ländlichen Gegenden liegt der Regelsatz für WEG-Vergütungen in Wohnanlagen mit weniger als zehn Einheiten bei rund 26,61 Euro monatlich, während in städtischen Ballungsgebieten der Preis bei 32 Euro pro Einheit liegt. Im Schnitt hat sich der Durchschnittspreis für dieses Jahr bei 29,35 Euro eingependelt.
Basisservice bis Vollverwaltung: Preisspanne für Sondereigentum
Die Kosten für die SEV werden in der Regel pro Wohnung berechnet. Sie hängen davon ab, wie umfangreich die angebotenen Dienstleistungen und wie komplex die Verwaltungsaufgaben sind. Für die Basisverwaltung (Mieterkommunikation, Buchhaltung, jährliche Nebenkostenabrechnung) liegen die Kosten meist zwischen 20 und 30 Euro pro Monat und Einheit.
Wenn zusätzliche Leistungen wie technische Betreuung, regelmäßige Objektinspektionen und umfassende rechtliche Beratung hinzukommen, steigen die Kosten auf etwa 30 bis 50 Euro pro Monat und Einheit. Eine vollständige Übernahme aller Verwaltungsaufgaben, einschließlich der aktiven Mietersuche, Renovierungsdurchführung und rechtlichen Vertretung, kann über 50 Euro pro Monat und Einheit betragen.
Trotz WEG- plus SEV-Kosten ein All-Inclusive-Preis
Eigentümer müssen also beides stemmen: die Verwaltungskosten für WEG und SEV, da beide Verwaltungsarten unterschiedliche, aber ergänzende Aufgaben übernehmen. Dennoch sprechen wir von einer Monatsgebühr von rund 60 bis 80 Euro.
Das ist gemessen am Handwerkerstundenlohn immer noch wenig, zumal in diesem Preis oft auch das Berichtswesen inkludiert ist. Dieses ist äußerst aufwendig und umfasst die regelmäßige Berichterstattung zu Finanzaspekten, Reparaturen, rechtlichen Angelegenheiten sowie zur Durchführung von Maßnahmen am Gemeinschafts- und Sondereigentum. Auch das muss der Property Manager in den Kosten abbilden können.
Sanieren oder abwarten? Realität holt Klimaziele ein
Wie eingangs erwähnt nimmt der Druck zur energetischen Sanierung durch EU-Vorgaben stetig zu. Zwei Drittel der Verwaltungen haben 2023 Sanierungsmaßnahmen begleitet – eine Steigerung von 26 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Doch das größte Problem bleibt die Finanzierung. Fast 70 Prozent der Verwaltungen geben an, dass fehlende Instandhaltungsrücklagen die größte Hürde seien.
Viele Modernisierungsvorhaben scheitern an der zu niedrigen Kapitaldecke der WEGs. Theoretisch müsste die Instandhaltungs- durch eine Sanierungsrücklage sowohl für das Sonder- als auch für das Gemeinschaftseigentum ergänzt werden. Das jedoch dürfte die finanziellen Möglichkeiten vieler Eigentümer übersteigen.
Trotzdem wächst der Markt für Verwalter, die sich auf energetische Sanierungen spezialisieren. Diese Zusatzleistungen rechnen sie mit Vergütungssätzen von drei bis fünf Prozent der Auftragssumme gesondert ab. Wer in diesem Bereich stark aufgestellt ist, kann sich so eine zusätzliche Einnahmequelle sichern.
Digitalisierung – je nach Anforderungen
Digitalisierung wird oft pauschal als Lösung angepriesen, aber die Realität ist komplizierter. Während einige kleine Verwaltungen bereits vollständig digitalisiert arbeiten, tun sich selbst große Player schwer. Einige experimentieren mit eigenentwickelter Software, während andere noch immer mit Excel-Tabellen arbeiten. Der Markt bietet eine Vielzahl an Softwarelösungen, von spezialisierten Proptech-Anbietern bis hin zu integrierten ERP-Systemen. Welche Lösung die richtige ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab.
Hinzu kommt: Viele Property-Manager kämpfen mit fragmentierten Daten, veralteten Bestandslisten und nicht standardisierten Abrechnungsmodellen. Wer mit einer chaotischen Datenbasis startet, kann auch mit der besten Software keinen echten Mehrwert generieren. Doch die Praxis zeigt: Verwaltungen, die früh auf strukturierte digitale Prozesse gesetzt haben, sind heute deutlich effizienter und können ihre Dienstleistungen angemessen verkaufen.
Vergütung von Immobilienverwaltern: Qualität hat ihren Preis
Am Ende bleibt eine einfache Wahrheit: Verwaltung kostet Geld. Ohne eine gerechte Bezahlung gibt es keine neuen Fachkräfte – was dazu führt, dass gesetzliche Vorgaben nicht erfüllt werden können. Immobilienverwaltungen müssen sich weiterentwickeln, um im sich wandelnden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Berufsverband der Immobilienverwalter in Deutschland VDIV fordert daher höhere Vergütungssätze von etwa 10 Prozent mehr für neue Objekte und 13 Prozent für Bestandsobjekte.
Wer als Eigentümer langfristig erfolgreich sein will, muss bereit sein, in Qualität zu investieren. Die Wahl eines kompetenten und leistungsfähigen Verwalters, die Bildung einer soliden Instandhaltungsrücklage, gut geplante Sanierungsmaßnahmen und der Einsatz moderner digitaler Lösungen sind entscheidend, um die Betriebskosten zu senken und den Wert der Immobilie zu erhalten.
Über den Autor:
Stefan Fuchs ist Managing Director bei dem Münchner Immobilien- und Investmenthaus Domicil Real Estate Group.
