Claudia Stöcker, Zacher & Partner

Claudia Stöcker, Zacher & Partner

Scannen statt abheften: Wie digital darf ein Maklerbüro sein?

//
Leser-Frage: Beim Umzug meiner Agentur ist mir aufgefallen, wie viel Platz die Aktenordner brauchen, in denen wir Unterlagen abheften. Kann ich sämtliche Unterlagen scannen und die Originale vernichten?

Claudia Stöcker, Kanzlei Zacher Rechtsanwälte, ist Fachanwältin für Steuer-, Bank- und Kapitalmarktrecht, antwortet:

Die Frage, ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten durch digitalisierte Dokumente gewahrt werden, muss differenziert beantwortet werden. Papierdokumente können zwar grundsätzlich eingescannt und danach vernichtet werden. Gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, dann muss im Zweifel (auch) das körperliche Originaldokument aufgehoben werden. Dies wird allerdings deutlich dadurch entschärft, dass viele gesetzliche Regelungen, die Aufbewahrungspflichten festlegen, auch erlauben, das Original durch eine eingescannte Version zu ersetzen.

Der Steuerpflichtige etwa kann steuerrelevante Unterlagen, die er für sechs oder zehn Jahre aufbewahren muss, fast ausnahmslos einscannen, das Original vernichten und nur die digitalisierte Fassung auf Datenträgern aufbewahren. Die Voraussetzungen hierfür sind ebenso wie die Ausnahmen – Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz etwa müssen im Original verwahrt werden – im Gesetz geregelt (Paragraf 147 III Abgabenordnung).

Auch die handelsrechtlichen Vorschriften lassen weitestgehend eine Aufbewahrung in digitalisierter Form zu (Paragrafen 239 IV, 257 III Handelsgesetzbuch).Im Fall eines Rechtsstreits kommen sowohl die Originalurkunde als auch die eingescannte Version als Beweismittel in Betracht.

Aufgrund der gesetzlichen Regelung bestehen zwar Unterschiede in der Qualität des Beweismittels, diese sind in der Praxis aber eher selten „kriegsentscheidend“. Wichtige Dokumente wie Rechnungen oder der Maklervertrag mit dem Kunden sollten jedoch vorsorglich im Original aufbewahrt werden. Wenn Sie sich für die digitalisierte Aufbewahrung entscheiden, sollten Sie zudem zuvor mit Ihren Produktgebern klären, ob diese Einwände haben.

Mehr zum Thema
US-Steuergesetz FATCA rollt auf deutsche Finanzdienstleister zu Fehlende Dokumentation: Berater in der Beweispflicht Beweislastumkehr: „Unverhältnismäßige Überstrapazierung der Vermittler“