Wie lange Aufbewahrungspflichten laufen

Leserfrage: Wie lange muss ein Anlagevermittler alle Vertrags- und Kundenunterlagen einschließlich des Beratungsprotokolls aufbewahren? Können aus Platzgründen alle Unterlagen gescannt, in digitaler Form abgespeichert und die Originalvorlagen vernichtet werden? (Gundula Miller)

Antwort von Thomas Zacher, Fachanwalt für Steuer-, Bank- und Kapitalmarktrecht, Zacher & Partner: Die Aufbewahrungspflichten für Anlagevermittler sind vom Gesetzgeber klar definiert. Sowohl für Vermittler, die einen Gewerbeschein nach Paragraf 34c Gewerbeordnung besitzen, als auch für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (WpDU) laut Wertpapierhandelsgesetz
(WpHG) gilt eine fünfjährige Aufbewahrungspflicht. Diese beginnt stets mit Ende des Jahres zu laufen, in dem zuletzt eine Aufzeichnung erfolgt ist. Für WpDU können im Einzelfall längere Aufbewahrungspflichten gelten (Paragraf 34 Absatz 3 WpHG). Dort ist auch im Detail geregelt, welche Unterlagen aufzubewahren sind. Für WpDU sind ebenfalls auf der Internet-Seite der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin) nähere Bestimmungen zu den Aufzeichnungspflichten zu finden. Ferner gilt generell, dass die Aufbewahrung auch auf einem „dauerhaften Datenträger“ vorgenommen werden kann. Bis auf wenige Ausnahmen ist es zulässig, die Originalvorlagen zu vernichten und die aufzubewahrenden Unterlagen in gescannter Form vorzuhalten. Es sollte bedacht werden, dass zivilrechtlich Schadensersatzansprüche oft bis zu einem Zeitraum von zehn Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Vermittlung stattfand, erhoben werden können (Paragraf 199 Absatz 3 Nummer 1 BGB). Wir empfehlen, für diesen Zeitraum auch die komplette Dokumentation des Beratungs- und Vermittlungsvorgangs verfügbar zu halten. Dieser Rat gilt auch in  steuerlicher Hinsicht, da zu steuerlichen Prüfzwecken relevante Unterlagen zwischen sechs und zehn Jahren aufzubewahren sind. Es ist daher sinnvoll, einen Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren, gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres, einzuhalten.