IDD, Geeignetheitsprüfung & Co. Das kommt auf Berater in Sachen Dokumentation zu

Friedel Rohde, einer der Initiatoren des AKBP und Projektkoordinator: „Eine gute und vor allem rechtssichere Beratungsdokumentation sollte den gesamten Beratungsprozess widerspiegeln

Friedel Rohde, einer der Initiatoren des AKBP und Projektkoordinator: „Eine gute und vor allem rechtssichere Beratungsdokumentation sollte den gesamten Beratungsprozess widerspiegeln

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Beratungsdokumentation war das erste Thema, mit dem sich der Arbeitskreis Beratungsprozesse – damals noch als „Arbeitskreis EU-Vermittlerrichtlinie Dokumentation" – beschäftigt hat. Die anstehende Umsetzung der EU-Vermittlerrichtlinie in deutsches Recht lieferte im Jahr 2004 den Auslöser zur Gründung des Arbeitskreises. Nach wie vor bilden Vorlagen für die Dokumentation ein zentrales Aufgabengebiet für den Arbeitskreis Beratungsprozesse (AKBP).

Der Arbeitskreis wurde gegründet, weil wir die Befürchtung hatten, Versicherungsmakler könnten bei der Einführung der Vermittlerrichtlinie unter die Räder geraten. Die meisten Makler haben ja, anders als die Versicherungskonzerne, keine eigene Rechtsabteilung, die sie bei der Auslegung und Umsetzung neuer Gesetze unterstützt. Angesichts einer Vielzahl unbestimmter Rechtsbegriffe waren unabhängige Vermittler und Berater schlichtweg überfordert. Wir haben Vermittlerverbände, Verbünde, Vertriebspraktiker und Wissenschaftler an einen Tisch gebracht und praxisorientierte Empfehlungen entwickelt, angefangen bei Vorlagen zur Erstinformation über den Maklervertrag bis hin zur Beratungsdokumentation.

Auch nach zehn Jahren noch Handlungsbedarf

Beratungsdokumentation bedeutet nicht, Textbausteine zu kombinieren oder Felder auf einem Formular anzukreuzen. Wenn es so einfach wäre, könnten wir unseren Auftrag längst als beendet betrachten. Eine gute und vor allem rechtssichere Beratungsdokumentation hat eine andere Qualität und sollte nach unserem Verständnis den gesamten Beratungsprozess widerspiegeln. Der beginnt mit der Auftragsklärung, gefolgt von der Bedarfsanalyse, Marktuntersuchung und Empfehlung bis hin zum Antrag. Wir raten dazu, die Dokumentation prozessbegleitend und mithilfe unseres Arbeitsmaterials durchzuführen.

Im Laufe der letzten zehn Jahre haben wir umfangreiche Beratungsmaterialien entwickelt, die sich reger Nachfrage erfreuen. Allein 2015 haben Besucher unseres Internet-Auftritts rund 294.000 Seiten aufgerufen und dabei über 88.000 Dokumente heruntergeladen. Vermittler dürfen unser Material kostenlos verwenden und können es auf Wunsch sogar personalisieren. Unsere Arbeitshilfen, beispielweise die Beratungsleitfäden und Risikoanalysebögen, eignen sich hervorragend als Bestandteile der Dokumentation. Spezielle Vorlagen für den Aufbau einer Beratungsdokumentation komplettieren das Angebot.

Im Rahmen unserer Makler-Workshops haben einige Vermittler aber weiteren Unterstützungsbedarf bei der Beratungsdokumentation signalisiert. Deshalb wurde 2015 eine neue Expertengruppe ins Leben gerufen, die weitere Muster und Praxisleitlinien für eine systematische Dokumentation erarbeiten wird. Die Beratungsdokumentation soll den Beratungsprozess aus der Kundenperspektive wiedergeben, sich am Workflow der Beratung orientieren und mit möglichst geringem Aufwand zu erstellen sein sowie Medienbrüche vermeiden.

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Die neue Versicherungsrichtlinie IDD, die innerhalb der nächsten zwei Jahre in deutsches Recht umgesetzt werden soll, beschäftigt sich ebenfalls mit der Dokumentation und formuliert weitere Anforderungen.